Vom Chaos zur Kontrolle: Die besten Apps für Reinigungsplanung & Team-Koordination in FeWos
- Baris Alkun
- 16. Nov.
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 23. Nov.
Hallo und willkommen zurück auf dem freshBnB Blog! Als professioneller Gastgeber weißt Du: Du kannst das schönste Apartment und die beste Lage haben – wenn die Sauberkeit beim Check-in nicht stimmt, ist die 5-Sterne-Bewertung dahin. Der "Turnover Day", der Tag des Gästewechsels, ist das Herzstück Deines operativen Betriebs. Er ist aber auch die größte Quelle für Stress und Fehler.
Wer reinigt wann welche Wohnung? Ist das Shampoo aufgefüllt? Hat jemand den Schaden vom Vormieter bemerkt? Wenn Du versuchst, das alles per WhatsApp, Anrufen und Excel-Listen zu koordinieren, arbeitest Du nicht an, sondern in Deinem Business – und zwar im permanenten Krisenmodus.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie spezialisierte Apps diesen gesamten Prozess automatisieren und Dir die Kontrolle zurückgeben.
Der "Turnover Day": Warum die Reinigung über Erfolg oder Misserfolg entscheidet
Das Problem: Manuelle Koordination per WhatsApp, Anruf & Excel-Listen
Gastgeber Alex hat 5 Wohnungen. Er schickt jeden Abend Screenshots seines Kalenders an drei verschiedene Reinigungskräfte. Maria bestätigt per WhatsApp, Peter ruft an, weil er den Kalender nicht versteht, und die dritte Kraft meldet sich krank. Alex verbringt eine Stunde damit, einen Ersatz zu finden, und vergisst dabei, Maria zu sagen, dass in Wohnung 3 die Kaffeebohnen fehlen. Das Chaos ist vorprogrammiert.
Das Risiko: Vergessene Reinigungen, fehlendes Material & schlechte Bewertungen
Das Ergebnis dieses manuellen Chaos: Der nächste Gast checkt in Wohnung 3 ein und beschwert sich sofort über die fehlende Sauberkeit (weil der Ersatz es nicht rechtzeitig geschafft hat) und den fehlenden Kaffee. Ergebnis: Eine 2-Sterne-Bewertung für Sauberkeit, eine Teilerstattung und ein massiver Reputationsschaden.
So automatisiert eine App Deinen gesamten Reinigungsprozess
Eine dedizierte App für die Reinigungsplanung ist Dein zentrales Nervensystem. Sie dockt direkt an Deine Buchungskalender an und macht die manuelle Koordination überflüssig.
Automatische Aufgabenerstellung: Direkte Anbindung an Deinen Buchungskalender
Das ist die Magie: Die App (z.B. Turno) importiert alle Deine Buchungen von Airbnb, Booking.com etc. Sobald ein Gast auscheckt, erstellt das System automatisch eine Reinigungsaufgabe für das Objekt und weist sie der zuständigen Kraft zu. Du musst nie wieder manuell einen Kalender pflegen.
Zentrale Kommunikation: Klare Anweisungen & Checklisten statt Text-Chaos
Keine Anweisungen mehr per WhatsApp! In der App hinterlegst Du detaillierte, digitale Checklisten für jede Wohnung. ("Wohnung 3: Kaffeebohnen prüfen", "Wohnung 1: Bettwäsche im Schrank links"). Dein Team sieht auf einen Blick, was zu tun ist, und hakt die Punkte ab.
Lückenlose Qualitätskontrolle durch Fotodokumentation
Gute Tools wie Breezeway oder Turno ermöglichen es, dass Dein Team Fotos von erledigten Aufgaben (z.B. "Foto vom sauberen Bad") hochladen muss. So kannst Du die Qualität aus der Ferne prüfen und hast gleichzeitig einen Beweis, dass die Wohnung vor dem nächsten Check-in perfekt war.
Die Top 3 Apps für saubere Abläufe im Vergleich
Der Markt bietet verschiedene Lösungen, von spezialisierten Tools bis zu All-in-One-Paketen.
Turno (ehemals TurnoverBnB): Der Marktführer für spezialisiertes Reinigungsmanagement
Turno ist das wohl bekannteste Tool, das sich ausschließlich auf die Automatisierung der Reinigung konzentriert.
Vorteile: Fantastische Kalender-Integration, die automatisch Aufgaben erstellt. Integrierter Marktplatz, um neue, bewertete Reinigungskräfte in Deiner Region zu finden. Problem-Meldungen direkt aus der App (z.B. "Lampe kaputt"). Abwicklung der Bezahlung von Dienstleistern.
Nachteile: Die Kosten werden entweder monatlich (pro Objekt) oder pro erledigter Reinigung berechnet, was sich bei vielen Objekten summieren kann.
Ideal für: Gastgeber, die mit einem Mix aus eigenen und externen Dienstleistern arbeiten und einen "Auto-Piloten" für die Planung und Bezahlung suchen.
Breezeway: Die Premium-Lösung für Qualitäts- und Wartungsmanagement
Breezeway geht einen Schritt weiter und ist ein komplettes Tool für "Property Operations", also auch für Wartung und Inventar.
Vorteile: Extrem detaillierte, visuelle Checklisten (z.B. "Foto machen, wie das Kissen liegt"). Starkes Modul für die Meldung und Zuweisung von Wartungsaufgaben (z.B. "Klempner rufen"). Tracking von Inventar (z.B. Anzahl der Handtücher).
Nachteile: Deutlich teurer als andere Lösungen und erfordert mehr Einarbeitungszeit. Für Gastgeber, die "nur" die Reinigung planen wollen, eventuell überdimensioniert.
Ideal für: High-End-Betreiber und Agenturen mit 10+ Objekten, bei denen Qualitätssicherung und proaktive Wartung oberste Priorität haben.
Integrierte PMS-Module (z.B. Guesty, Hostawy, Smoobu): Die All-in-One-Lösung
Viele moderne Property Management Systeme (PMS) haben eigene, oft kostenlose Module für die Reinigungsplanung.
Vorteile: Alles ist in einem System. Die Reinigungsaufgabe ist direkt mit der Buchung im PMS verknüpft. Keine zusätzlichen Kosten oder die Notwendigkeit, ein weiteres Tool zu lernen.
Nachteile: Die Funktionen sind oft sehr rudimentär. Meist gibt es nur eine einfache Kalenderansicht für das Team, aber keine detaillierten Checklisten, keine Fotobeweise oder Problem-Meldungen.
Ideal für: Gastgeber, die bereits ein PMS nutzen, ein kleines, festes Team haben und die Komplexität so gering wie möglich halten wollen.
Praxis-Szenario: 5 Apartments, 3 Reinigungskräfte – 1 App
Vorher: Tägliches Telefonat, unklare Anweisungen, vergessene Nachbestellungen
Gastgeber Alex (erinnerst Du Dich?) verbringt jeden Morgen 45 Minuten damit, seinen 3 Kräften per WhatsApp mitzuteilen, welche 3 der 5 Wohnungen heute gereinigt werden müssen und welche Besonderheiten es gibt.
Nachher: Vollautomatischer Kalender, klare Aufgaben, Fotobeweis & glückliche Gäste
Alex nutzt jetzt Turno. Alle seine Kalender sind verbunden. Die App erstellt automatisch die 3 Reinigungsaufträge für heute. Seine 3 Kräfte haben die Aufträge längst akzeptiert und arbeiten ihre digitalen Checklisten ab. Um 13 Uhr erhält Alex 3 Benachrichtigungen: "Wohnung 1, 3, 4 - Reinigung abgeschlossen". Er lehnt sich zurück, der Tag ist gerettet. Zeitaufwand für Alex: 0 Minuten.
Kosten-Nutzen-Analyse: Was kostet eine vergessene Reinigung wirklich?
Die direkten Kosten: App-Gebühren vs. Erstattung an den Gast
Eine App wie Turno kostet Dich vielleicht 8 € pro Monat pro Objekt. Das sind bei 5 Wohnungen 40 €. Eine einzige vergessene Reinigung, die dazu führt, dass Du dem Gast eine Nacht erstatten musst (vielleicht 120 €) oder eine teure Notfall-Reinigung (80 €) buchen musst, kostet Dich bereits das Doppelte der Monatsgebühr.
Die indirekten Kosten: Der Wert einer 5-Sterne-Bewertung für "Sauberkeit"
Noch wichtiger: "Sauberkeit" ist der wichtigste Bewertungsfaktor bei Airbnb. Eine einzige 1-Stern-Bewertung in dieser Kategorie kann Dein Ranking dauerhaft beschädigen und Dich Tausende von Euro an zukünftigen Buchungen kosten. Die 40 € für die App sind die beste Versicherung gegen dieses Risiko.
Fazit: Sauberkeit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eines perfekten Systems
Du kannst nicht in jeder Wohnung gleichzeitig sein. Aber eine gute App kann es. Sie ist Dein digitaler Betriebsleiter, der sicherstellt, dass Dein wichtigster Prozess – die Reinigung – fehlerfrei läuft.
Aufzuhören, Reinigungen manuell zu koordinieren, ist der erste und wichtigste Schritt, um von einem gestressten "Manager" zu einem echten "Unternehmer" zu werden, der an seinem System statt in seinem System arbeitet.
Hör auf, Deine Zeit mit WhatsApp-Chaos zu verschwenden. Schau Dir die Demos von Turno oder Deinem PMS-Modul an. Automatisiere Deinen Turnover-Prozess noch diese Woche und sorge dafür, dass jede einzelne Bewertung für "Sauberkeit" eine glänzende 5 wird.
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